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DMS System

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    • DMS System

      Nur indirekt Prepping aber könnte in vielen Scenarien hilfreich sein.

      Hat sich schon jemand mit dem Thema Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Privatbereich beschäftigt. Sprich das ganze Papierzeugs was man so bekommt scannt man, verschlagwortet man händisch oder/und via OCR und wird dann in einem Archiv auf dem Rechner abgelegt, dort natürlich deutlich besser durchsuchbar als in Papierform. Zusätzlich hat man den Vorteil das man Digitale Daten Problemlos dublizieren und damit sichern kann was z.B. nach einem Hausbrand sehr hilfreich sein kann.

      Ich möchte bei mir zuhaue so etwas jetzt einführen, hat jemand allgemein Tipps oder schon Erfahrung mit speziellen Produkten? Mir fehlt noch etwas die Übersicht. Am liebsten wäre mir Open Source.

    • Ich nutze selber die digitale Archivierung aber halt recht einfach und mit kostenloser Software. Früher habe ich einfach das Papier eingescannt und als Bilddatei gespeichert. Jede Datei bekam einen Namen und alles wurde in Ordnern sortiert wie man es halt in Papierform auch kennt. Momentan fotographiere ich die meisten Sachen da ich keinen Scanner mehr habe. Es gibt einige Apps fürs Handy welche die Kamera als Scanner benutzen und man Dokumente dann auch als PDF speichern kann. Ich bevorzuge aber weiterhin eine Bilddatei da ich diese viel schneller durchblättern kann.

      Vom Speichern direkt auf dem PC halte ich nicht sehr viel. Persönliche und wichtige Daten sind bei mir immer offline und mindestens zweifach vorhanden und gesichert. Datenträger können kaputt gehen und wenn das Haus abbrennt bringt es nichts wenn alle Sachen in einer Schublade liegen. Eine Verschlüsselung würde ich auch empfehlen falls mal ein Datenträger abhanden kommt.

    • ELO Office, kommt ursprünglich von Leitz(Ordner). Bis 500 Dokumente kann man die kostenlose Version verwenden. Vollversion ist allerdings richtig teuer. 500 Dokumente müssten eigentlich ausreichen. Über die Funktionalität kann ich leider nichts sagen. Ich hatte das mal irgendwann Anfang der 2000er. Hat sich sicher einiges geändert. Vielleicht kann jemand was damit anfangen.

    • Ich habe dafür einige Zeit das Programm Mein Geld von WISO genutzt. Allerdings hatte es bei einem Wechsel von Scanner/Drucker immer wieder mal kleinere Schwierigkeiten diesen zu erkennen. War halt etwas umständlich der Wechsel auch wenn es sonst recht gut funktioniert hat.


      Heute würde ich dafür einfach ein paar Ordner erstellen und entsprechend umbenennen und diesen einfach die Dokumente zuordnen. Ist eigentlich gar nicht so aufwändig, wenn man es regelmäßig macht.

      Ein Programm würde ich dafür nicht mehr kaufen. Und das Ganze dann einfach auf USB speichern und fertig.

      Ich mache derzeit nur noch wenige Fotos von Verträgen und speichere diese auf dem Smartphone in Verbindung mit einer Cloud.

      Für mich wären die Dateien eigentlich angenehmer, aber da die bessere Hälfte sich bei den Kindern um den Papierkram kümmert musste ein System her wo sie auch mit klar kommt. Und da waren dann analoge Ordner wieder angesagt... :D

      Gruß: Satras

    • Hurricane2033 schrieb:

      Ich nutze selber die digitale Archivierung aber halt recht einfach und mit kostenloser Software. Früher habe ich einfach das Papier eingescannt und als Bilddatei gespeichert. Jede Datei bekam einen Namen und alles wurde in Ordnern sortiert wie man es halt in Papierform auch kennt. Momentan fotographiere ich die meisten Sachen da ich keinen Scanner mehr habe. Es gibt einige Apps fürs Handy welche die Kamera als Scanner benutzen und man Dokumente dann auch als PDF speichern kann. Ich bevorzuge aber weiterhin eine Bilddatei da ich diese viel schneller durchblättern kann.

      Vom Speichern direkt auf dem PC halte ich nicht sehr viel. Persönliche und wichtige Daten sind bei mir immer offline und mindestens zweifach vorhanden und gesichert. Datenträger können kaputt gehen und wenn das Haus abbrennt bringt es nichts wenn alle Sachen in einer Schublade liegen. Eine Verschlüsselung würde ich auch empfehlen falls mal ein Datenträger abhanden kommt.
      Wie hast du denn dann ein Dokument gefunden? Also du suchst eine Abrechnung von vor zwei Jahren? wie findest du den Scann, wie das Original?

      Habe noch viel herumgesucht, irgendwie gibt es das was ich will nicht wirklich. Die ausgewachsenen DMS Systeme wie z.B. ELO Office sind mir zu aufwändig. ONE Note und Wiso mein Geld sind Programme mit ganz anderem Aufgabenfeld. Was mir vom Grundsatz her gefällt ist Fileee, allerdings wird in deren Cloud gespeichert (und nur dort) und ich traue dem Auffindesystem über die Farbmarkierungen nicht wirklich. Bin am überlegen ob ich mir so was ähnliches nicht selbst zusammenbasteln kann, Markieren der Dokumente Handschriftlich mit fortlaufender Nummer, Scannen mit Handy, Dateiname = fortlaufende Nummer. Übertragen an PC, dort händische Erfassung von Schlüsselworten und eintragen in eine Datenbank, möglicherweise auch OCR.

    • Also ich würde mit den Digitalen Ordnern ganz normal arbeiten. Gibt ja auch die Möglichkeit Dokumente öfters, in verschiedene Ordner zu Packen.

      z.B. Stromrechnung: Ordner Strom, Gas, Wasser (wie auch immer); Belege/Rechnungen.

      Man muss ja nicht alles aufheben und kann da auch von Zeit zu Zeit dann mal ausmisten. Ich persönlich würde jetzt keine Stromrechnung von vor 5 Jahren aufheben. Außer es kamen damit Preisänderungen, Änderungen der AGBs oder sonstige wichtige Unterlagen oder der gleichen.
      Man muss nicht alles auswendig wissen, man muss nur wissen wo es steht :D

    • Ich könnte mir solch ein Vorgehen vorstellen.
      1. jedes Dokument mit Datumsstempel (bei Eingang) versehen
      2. Dokument scannen
      3. benennen z.b. datum_art_schlagwort.pdf (08.01.2018_rechnung_strom)
      Über die Suchfunktion kann man dann auch die Dateien finden.
      4. Original auf fortlaufenden Starpel heften.
      Wenn man dann das Original sucht kennt man ja das Datum (steht auf dem Scan) und kann einfach bis zum gesuchten Datum zurückgehen...

      Hoffe man versteht was ich meine...
      „Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.“

      Henry Ford

    • iba schrieb:

      Wie hast du denn dann ein Dokument gefunden? Also du suchst eine Abrechnung von vor zwei Jahren? wie findest du den Scann, wie das Original?
      Ich lege einfach einen Ordner an mit z.b. Stromrechnung. Dort kommen dann alle Stromrechnungen rein. Bei einer Bilddatei nenne ich die Datei dann "Stromrechnung 2017". So sortiere ich alle Dokumente in verschiedene Ordner ein und finde sie sehr schnell. Ich nutze ein Bildprogramm wo ich alle Bilder in einem Ordner sehr schnell durchblättern kann oder mir die Bilder in klein anzeigen lasse. Bin eher der optische Typ und finde das Suchen anhand eines Bildes einfacher.

      Die Originaldokumente in Papierform ordne ich nach dem selben Prinzip aber halt in Pappordner mit Trennfächern. Ich finde eigentlich zu 99% sehr schnell was ich suche.

      Die einzige Ausnahme bildet ein spezieller Pappordner mit den allerwichtigsten Dokumenten, Ausweisen und Urkunden welcher feuerfest verwahrt wird.

    • profan schrieb:

      Blauer schrieb:

      Nur in der BRD...
      Definierst du dich also über Dokumente?! :D
      Das nicht aber wir sehen ja was für Zeitreisen (Startet als 25Jähriger kommt als 15 Jähriger an, hat nen Türkischen Pass der im Abfalleimer des Frankfurter Flughafen verloren geht damit er als Palästinenser einreisen kann, von den ganzen Bulgaren aus der Türkei ganz zu schweigen...).
      Versuch das mal in nem anderen Land als der BRD. Du landest im Knast ohne Papiere! Also wenn du schreibst: Ich sage wer ich bin.

      Dann nur in der BRD.

    • Ja ok das kann schon sein. Ich seh es aber dennoch so. Hab ich meine Dokumente verloren dann sind sie eben weg. Wobei ich auch nicht glaube das ich meinen Ausweis, Reisepass, Krankenkarte etc. gleichzeitig verlieren würde. Ich hab die Sachen ja auch getrennt gelagert. Ausweis z.b. immer am Mann Reisepass liegt auch woanders aber dennoch griffbereit.

      UND sollte ich tatsächlich mal aus Deutschland flüchten müssen dann mit Sicherheit nicht in ein Arabisches Land Türkei etc. XD das wäre meine letzte Wahl nach der Hölle.